Standart Operating Prosedure (SOP) adalah serangkaian instruksi
kerja tertulis yang dibakukan (terdokumentasi) mengenai proses
penyelenggaraan administrasi perusahaan, bagaimana dan kapan
harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.
Menurut Tjipto Atmoko, Standart Operasional Prosedur
merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas
pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi
pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan
prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit
kerja yang bersangkutan.
1.Manfaat Standar Operasional Prosedur
▪sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai
dalam menyelesaikan pekerjaan yang menyelesaikan
tugasnya.
▪Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang
mungkin dilakukan oleh seorang pegawai dalam
melaksanakan tugas.
▪Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan
tugas dan tanggung jawab individual pegawai dan
organisasi secara keseluruhan.
▪Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak
bergantung pada intervensi manajemen, sehingga
akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam
pelaksanaan proses sehari-hari.
▪Meningkatkan akuntibilitas pelaksanaan tugas.
▪Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan
memberikan pegawai cara konkrit untuk memperbaiki
kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang
telah dilakukan.
▪Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan
pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai
situasi.
▪Memberikan informasi mengenai kualifikasi
kompetensi yang harus dikuasai oleh pegawai dalam
melaksanakan tugasnya.
▪Memberikan informasi dalam upaya peningkatan
kompetensi pegawai.
▪Memberikan informasi mengenai beban tugas yang
dipikuloleh seorang pegawai dalam melaksanakan
tugasnya.
2.Tujuan Standard Operating Prosedure (SOP)
▪Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat
kinerja petugas/pegawai atau tim dalam organisasi
atau unit kerja.
▪Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-
tiap posisi dalam organisasi.
▪Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung
jawab dari petugas/pegawai terkait.
▪Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai
dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
▪Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan,
duplikasi, dan inefisiensi.
3.Fungsi Standarad Operating Prosedure
▪Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit
kerja.
▪Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
▪Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan
mudah dilacak
▪Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama
disiplin dala bekerja.
▪Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.
Oleh karena itu diperlukan standar-standar operasi prosedur
sebagai acuan kerja secara sungguh-sungguh untuk menjadi sumber
daya manusia yang profesional, handal sehingga dapat mewujudkan
visi dan misi perusahaan.
4.Keuntungan adanya Standard Operating Prosedure
(SOP)
▪SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana,
menjadi alat komunikasi dan pengawasan dan
menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten.
▪
Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam
bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap
pekerjaan.
▪
SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat
trainning dan bisa digunakan untuk mengukur kinerja
pegawai.
B. SIMBOL-SIMBOL PROSEDUR OPERASI STANDAR
1.Format Umum Standard Operating Prosedure (SOP)
Ada empat faktor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan
format penyusunan Standard Operating Prosedure (SOP) yang akan
dipakai oleh suatu organisasi yaitu:
•banyaknya keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur.
•Banyaknya langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam
suatu prosedur.
•Siapa yamh dijadikan target sebagai pelaksana Standrad
Operating Prosedure (SOP)
•tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan Standard Operating
Prosedure (SOP) ini.
Ada 4 jenis format umum Standard Operating Prosedure (SOP)
a. langkah sederhana (simple steps)
Simple steps dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun
hanya memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikt keputusan
yang bersifat sederhana. Format SOP ini dapat digunakan dalam
situasi dimana hanya ada beberapa orang yang akan melaksanakan
prosedur yang telah disusun.
b. Tahapan berurutan (Hierarchical steps)
Format ini merupakan pengembangan dari simple steps.
Digunakan jika prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah
dan membutuh kan informasi yang lebih detail, akan tetapi hanya
memerlukan sedikit pengambilan keputusan.
c. Grafik (graphic)
Format grafik ini bertujuan untuk memudahkan dalam
memahami prosedur yang ada dan biasanya ditujukan untuk
pelaksanaan eksternal organisasi (pemohon).
d. Diagram alir (flowcharts)
Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan, jika
dalamSOP diperlukan pengambilan keputusan yang banyak
(kompleks) dan membutuhkan opsi jawaban (alternatif jawaban)
seperti:jawaban “ya” atau “tidak”, “lengkap” atau “tidak”, “benar”
atau “salah”, dsb. Simbol-simbol tersebut memiliki fungsi yang
bersifat khas (teknis dan khusus) yang pada dasarnya dikembangkan
dari simbol dasar flowcharts (basic symbols of flowcharts) yang terdiri
dari 4simbol, yaitu:
1.simbol kapsul/terminator, untuk mendiskripsikan kegiatan mulai
dan berakhir.
2.Simbol kotak/process, untuk mendiskripsikan proses atau
kegiatan eksekusi.
3.Simbol belah ketupat/decision, untuk mendiskripsikan kegiatan
pengambilan keputusan.
4.Simbol anak panah/arrow, untuk mendiskripsikan arah kegiatan
(alur proses kegiatan).
5.Simbol segi lima/off-page connector, untuk mendiskripsikan
hubungan antar simbol yang berbeda halaman.
Format standrad operating prosedure dalam bentuk flowcharts
terdiri dari 2jenis yaitu:
1.Linear flowcharts (diagram alir linier)
Ciri utama dari format linear flowcharts ini adalah unsur kegiatan
yang disatukan, yaitu: unsur kegiatan atau unsur
pelaksanaannya dan menuliskan rumusan kegiatan secara
singkat didalam simbol yang dipakai.
2.Branching flowcharts (diagram alir bercabang).
Format Branching Flowcharts memiliki ciri utama dipisahkannya
unsur pelaksana dalam kolom-kolom yang terpisah dari kolom
kegiatan dan menggambarkan prosedur kegiatan dalam bentuk
simbol yang dihubungkan secara bercabang-cabang.
2.Simbol-simbol dalam prosedur kerja
a. jenis-jenis simbol
1.Lingkaran besar (O)
2.belah ketupat
3.segi empat bujur sangkar
4.segi tiga terbalik
5.segi tiga ganda terbalik
6.lingkaran kecil
7.anak panah
b. Kegunaan Simbol-simbol dalam prosedur
1.jenis-jenis pekerjaan, tahap-tahap, gerakan-gerakan, dan bagian-
bagian pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu
bidang tugas.
2.Waktu rata-rata yang diperlukan baik untuk penyelesaian setiap
tahap atau jenis pekerjaan dan waktu seluruhnya yang
diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan tersebut.
3.Persyaratan kecakapan dan keterampilan pegawai yang
diperlukan untuk dapat mengerjakan pekerjaan dengan sebaik-
baiknya.
4.Peralatan dan fasilitas kerja yang diperlukan untuk dapat
mengerjakan pekerjaan.
5.Jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk suatu bidang tugas
atau bidang kegiatan dan sebagai salah satu alat evaluasi kerja
pegawai.
6.Apakah peralatan, fasilitas, dan tenaga kerja telah dimanfaatkan
sesuai dengan kapasitas yang semestinya.
7.Kemacetan-kemacetan yang paling banyak terjadi.
C. JENIS-JENIS SOP DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN
1.berdasarka sifat kegiatan.
a. SOP teknis
ciri-ciri SOP teknis:
•pelaksanaan berjumlah satu orang atau satu kesatuan tim kerja
atau jabatan meskipun dengan pemangku yang lebih dari satu.
•Berisi langakah rinci atau cara melakuakan pekerjaan atau
langkah detail pelaksanaan kegiatan.
b. SOP administratif
ciri-ciri administratif:
•Pelaksanaan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparetur atau
lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan yang
tunggal.
•Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah-langkah
pelaksanaan kegiatan yang bersifat maokro ataupun mikro yang
tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan
D.AZAS-AZAS PENYUSUNAN STANDARD APERATING PROSEDURE
Asas-asas penyusunan standard operating prosedue:
•asas pembukaan, yaitu disusun berdasarkan tata cara yang
bentuk yang telah dibakukan sehingga dapat menjadi acuan
yang baku dalam melakukankan suatu tugas.
•Asas pertanggung jawaban, hal ini harus dapat dipertanggung
jawabkan baik dari sisi isi, bentuk, prosedur, standar yang
ditetapkan maupun dari sisi keabsahannya.
•Asas kepastian, yakni adanya keseimbangan hak dan kewajiban
antara aparatur dan masyarakat sehingga masing-masing pihak
mempunyai tanggung jawab yang sama.
•Asas keseimbangan, yakni adanya keseimbangan hak dan
kewajiban antara aparatur dan masyarakat sehingga masing-
masing pihak mempunyai tanggung jawab yang sama.
•Asas keterkaitan, yaiyu harus terkait dengan kegiatan
administrasi umum baik secara langsung maupun tidak
langsung.
•Asas kecepatan dan kelancaran, yakni yang dapat menjamin
terselesaikannya suatu suatu tugas pekerjaan sesuai dengan
waktu yang telah ditetapkan, tepat sasaran, menjamin
kemudahan dan kelancaran secara prosedural.
•Asas keamanan, yaitu harus dapat menjamin kepentingan semua
pihak yang terlibat dalam pelaksanaan tugas.
•Asas keterbukaan, yaitu keberadaan SOP dapat menciptakan
transparansi dalam pelaksanaan tugas
E. PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN STANDARD OPERATING PROSEDURE
a)Standard operating prosedure harus ditulis secara jelas,
sederhana dan tidak berbelit-belit sehingga mudah dimengerti dan
diterapkan untuk satu kegiatan tertentu.
b)Standard operating prosedure harus dapat menjadi pedoman
yang terukur baik mengenai norma waktu, hasil kerja yang tepat dan
akurat, maupun rincian biaya pelayanandan tatacara pembayaran bila
diperlukan adanya biaya pelayanan.
c)Standard operting prosedure harus dapat memberikan kejelasan
kapan dan siapa yang harus melaksanakan kegiatan, berapa lama
waktu yang dibutuhkan dan sampai dimana tanggung jawab masing-
masing pegawai/pejabat.
d)Standard operating prosedure harus udah dirumuskan dan selalu
bisa menyesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan kebijakan
yang berlaku.
e)SOP harus menggambarkan alur kegiatan yang mudah ditelusuri
jika terjadi hambatan.
1.Manfaat prosedur tertulis adalah;
a. Planning-controlling
> mempermudah dalam pencapaian tujuan.
> merencanakan besarnya beban kerja yang optimal bagi masing-masing pegawai.
> menghindari pemborosan atau memudahkan penghematan biaya.
> mepermudah pengawasan.
b. Organizing
>mendapatkan intruksi kerja yang dapat dimengerti oleh
bawahan.
> dihubungkan dengan alat yang mendukung pekerjaan kantor dan dokumen.
> menciptakan konsistensi kerja.
c. Staffing-leading
> memmbantu atasan dalam memberikan intruksi kerja bagi pegawai.
> konseling untuk bawahan agar memberikan kontribusi maksimal
> mempermudah pemberian penilaian bagi bawahan.
d. Coordination
> menciptakan koordinasi yang baik antar departemen
> untuk menetapkan dan membedakan prosedur rutin dan independen
F. TEKNIK MENYUSUN SOP
Ada tujuh tahapan atau langkah yang dapat digunakan untuk
membuat suatu prosedur yang baik dan memaksimalkan semua
potensi yang ada, anatara lain sebagai berikut:
1.Menentukan tujuan yang ingin dicapai.
2.Membuat rancangan awal.
3.Melakukan evaluasi internal.
4.Melakukan evaluasi eksternal.
5.Melakukan uji coba.
6.Menempatkan prosedur pada unit terkait.
7.Menjalankan prosedur yang sudah dibuat.
G. PENERAPAN SOP DALAM MANAJEMRN PERKANTORAN
Proses penerapan harus dapat memastikan bahwa output yang
dikehendaki dapat diwujudkan yaitu:
1.Setiap pelaksanaan mengetahui SOP yang baru disusun dan
alasan perubahannya.
2.Salinan/kopi SOP disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap
diakses oleh semua pengguna potensial.
3.Setiap pelaksanaan mengetahui perannya dalam SOP dan dapat
menggunakan semua pengetahuan dan kemampuan yang
dimiliki untuk menerapkannya secara aman dan efektif.
4.Ada mekanisme untuk memonitor/memantau kinerja,
mengidentifikasi masalah-masalah yang mungkin timbul, dan
menyediakan dukungan dalam proses penerapan SOP.
H. LATAR BELAKANG
Bagi
sebagian perusahaan, terutama perusahaan-perusahaan yang sudah memahami arti
penting keberadaan SOP bagi bisnis mereka, sangat menyakini bahwa SOP akan memberikan manfaat yang sangat banyak bagi
pertumbuhan bisnis mereka. Sementara bagi perusahaan-perusahaan yang belum
memahami arti penting dari SOP, akan memperlakukan SOP dengan sebelah mata, SOP
dianggap sebagai aturan kaku yang akan mengganggu fleksibilitas kerja mereka,
akan mengganggu irama permainan mereka dalam berbisnis
I.MAKSUD DAN TUJUAN
SOP
yang baik haruslah mendasarkan pada tujuan dan manfaat sebagaimana poin-poin
berikut dibawah ini:
- Memudahkan
proses pemberian tugas serta tanggung jawab kepada pegawai yang
menjalankannya.
- Memudahkan
proses pemahaman (penguasaan tugas) staff secara sistematis dan genera
- Mempermudah
dan mengetahui terjadinya kegagalan, inefisiensi proses dalam prosedur
kerja,
serta kemungkinan-kemungkinan terjadinya penyalahgunaan kewenangan oleh
pegawai yang menjalankan.
- Memudahkan
dalam hal monitoring dan menjalankan fungsi kontrol dari setiap proses
kerja.
- Menghemat
waktu dalam program training,
J.KESIMPULAN
SOP (Standard Operating
Procedures) adalah panduan hasil kerja yang diinginkan serta proses kerja
yang harus dilaksanakan. SOP dibuat dan di dokumentasikan secara tertulis yang
memuat prosedur (alur proses) kerja secara rinci dan sistematis.
K.REFERENSI
